Un manual de archivo es un documento que resume las normas de funcionamiento de un archivo así como los procedimientos necesarios para manipular la información dentro de la empresa.
Las partes principales que debe contener el manual son:
- Relación de documentos más habituales.
- Procedimientos para la recogida, manipulación y destrucción de documentos.
- Normas de clasificación.
- Accesibilidad.
Es importante tener en cuenta que, para decidir los documentos a guardar en un archivo, existen determinadas legislaciones vigentes que son de obligado cumplimiento, por ejemplo seis años para las facturas emitidas, los libros contables, nóminas de trabajadores etc.
También son importantes los documentos de propiedad intelectual como marcas y patentes que pueda tener la organización, puesto que se conceden por 10 años.
La LOPD obliga a mantener el documento de Seguridad, tal y como ya hemos visto en el módulo anterior.
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