Podemos ordenar los términos de un archivo de varias formas:
- Alfabéticamente: Siguiendo las letras del abecedario eligiendo una palabra ordenatriz.Tendremos que tener en cuentas aspectos como la presenciade apellidos compuestos o nombres extranjeros.
- Numérico: A cada documento que llega al archivo se le añade un número de secuencia que no se puede repetir. Se requiere un índice para seguir la ordenación de los documentos.
- Alfanúmerico o Mixto. Se emplean letras y números, por ejemplo en el caso de Expedientes.
- Cronológico: Siguiendo una ordenación por fechas, por días, por meses, semanasm horas etc.
Atendiendo al tipo de actividad que se desarrolla en ellos podemos clasificarlos en:
- Activos: Aquellos documentos de los que nos estamos ocupando actualmente.
- SemiActivos: Documentos que tienen alguna casuística especial, y que no pueden ser tratados.
- Pasivos o Histórico: Aquellos documentos que su tramitación ya ha terminado.
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